協会誌およびガイドライン・手引き

はじめに

「誰もが主役・多様な協会へ」推進チームでは、「会員の視点に立った会員のための協会活動」というスローガンを掲げ、多様性に満ちた協会活動を実現するために、これまでにさまざまな取り組みを実施してきました。この取り組みは理事を含めた全会員に当てはまることです。

理事会からの諮問を受け、誰もが参画しやすい理事会運営を目指し、2024年度に運営の見直し・効率化に関する答申をまとめました。その一部が2025年度から実装されています。今回は、そのなかから「新任理事研修会」と「ワークフローシステムを活用した取り組み」をご紹介します。

新任理事研修会について

本会の役員任期は2年間です。5月末の定期社員総会で選出された役員は、直後の臨時理事会から活動を開始し、6月にはそれぞれの役割が決定され、本格的な理事活動が始まります。一方、任期中に開催される定例理事会は2年間でおおよそ12回程度です。限られた機会のなかで、協会運営に関する重要な意思決定やさまざまな課題について議論する必要があり、新任理事であっても就任直後から議案を理解し、意見を述べ、賛否を判断することが求められます。また、過去の審議経過や継続中の課題を把握し、前役員からその役割を引き継ぐ必要もあります。

そこで推進チームが提案したのが「新任理事研修会」です（表参照）。6月の理事会前に研修の機会を設け、理事会運営の基本的なルールに加え、役員に関係する法律や倫理、活動上の留意点等を学びます。また、各部門から進行中の議案や課題について説明を受けることで、協会全体の動きを把握できるようにしました。さらに、三役と対面でディスカッションする機会を設け、新任理事自身が任期中に取り組みたいことや想いを伝え、意見交換できる場としました。また、相談役を設ける等、その後の活動を支援する仕組みも整えています。参加者からは、「具体的な意見や想いを聞くことができた」「今後どのように取り組めばよいかが具体的になった」といった評価が寄せられています。

表　新任理事研修プログラムの内容

ワークフローシステムについて

もう一つが「ワークフローシステム」を活用した理事会運営です。理事会には毎回多くの議題が上程され、審議時間が長時間に及ぶこともあります。また、多くの役員は本務と並行して協会活動を担っており、平日・休日を問わず会議や活動に参加しています。理事会直前まで更新される多くの資料を確認することも大きな負担となっていました。多様な生活背景をもつ人が役員として参画するためには、こうした負担を軽減するとともに、本当に議論すべき議案に十分な時間を確保することが必要です。

そこで、PCやスマートフォンから利用できるワークフローシステム（図参照）を活用し、役員がそれぞれの時間のなかで事前に議案を確認し、意見や質問、意思表示を行える仕組みを導入しました。理事会開催前に論点や意見を整理することで、当日の審議をより効率的かつ充実したものにすることを目指しています。

これらの取り組みは、単なる理事会の効率化だけを目的としたものではありません。さまざまな仕事や生活背景をもつ会員が、協会運営や役員活動に挑戦し、それぞれの力を発揮できる環境をつくることがその先にあります。

図　ワークフローシステムを活用した運用スケジュール（目安）

おわりに

今回、ご紹介した新任理事研修会やワークフローシステムは、本会の運営において大きな一歩であり、これからその効果がかたちとして現れてくると思われます。そして、これから役員そして理事を目指す会員にとって、活躍しやすい運営環境の一助となると考えられます。

「誰もが主役　多様な協会へ」 推進チームでは、役員も会員も、誰もが本会へその人らしく参画しやすい協会のあり方の実現にこれからも尽力していきます。

（「誰もが主役 多様な協会へ」推進チーム）